Autorizar órdenes de compra desde Claude: así funciona la confirmación

Catorce órdenes de compra esperando una firma

Lunes, 8:15 de la mañana. El gerente de operaciones va camino a una visita de obra en Rancagua y tiene catorce órdenes de compra esperando su firma, repartidas en tres obras. Suman $286 millones. La más chica es un arriendo de andamios por $1,2 millones; la más grande, un subcontrato de moldaje por $94 millones. El comprador ya llamó dos veces, porque el proveedor de hormigón no despacha sin la OC autorizada.

Hasta ahora, la salida era esperar a volver a la oficina y recorrer la bandeja documento por documento.

Desde el 6 de octubre hay otra forma. Sisip ERP conectado a Claude, que desde fines de septiembre respondía consultas, también puede actuar: si la persona se lo pide, autoriza o rechaza los documentos que esperan su firma. Con una condición que no se negocia: antes de cambiar cualquier cosa, Claude muestra un resumen y espera la confirmación.

Dos pasos: Claude le muestra, usted confirma

El gerente del ejemplo escribe algo así: "Muéstrame las OC que esperan mi firma y autorízalas, menos la del moldaje, que quiero revisarla con el administrador".

Lo primero que hace Claude es armar el resumen de lo que haría: cada OC con su número, la obra, el proveedor, el monto y lo que pasa después de la firma. En ese punto nada ha cambiado en el ERP. El gerente lee el resumen y puede corregirlo, sacar o agregar una OC, pedir más información antes de decidir o confirmar.

Recién con la confirmación se ejecuta. Sin ella, no pasa nada.

Entre un paso y otro, la conversación sigue siendo una consulta al ERP. Antes de confirmar se puede preguntar a qué partida se imputa una OC, cuánto saldo le queda a esa partida o cuánto se le ha comprado este año a ese proveedor. La decisión se toma con los mismos datos que tendría frente a la pantalla del ERP, a unos segundos de distancia.

Las reglas del ERP siguen mandando

Claude firma con el usuario de la persona y dentro del mismo circuito de autorización que ya tiene la constructora. Eso trae varias consecuencias prácticas.

La primera es la más importante para el control presupuestario. En Sisip ERP, una OC sin saldo en su partida pasa a las firmas de autorización, pero nadie la puede autorizar mientras no haya saldo. Desde Claude ocurre exactamente lo mismo. Si de las trece OC que quedan en el pedido una se imputa a una partida de instalaciones sanitarias que ya no tiene disponible, esa OC no se autoriza, y la salida es la de siempre: ajustar la OC o firmar una modificación del presupuesto.

Las demás reglas también se mantienen:

• Solo se firma lo que espera su firma, con los permisos que la persona ya tiene en Sisip ERP. Lo que no puede firmar en el ERP, tampoco lo puede firmar desde Claude.
• Quién firma cada documento y desde qué monto lo sigue definiendo cada obra.
• La última firma hace avanzar el documento igual que en el ERP: la OC sigue su curso, el estado de pago queda para facturar y la modificación de presupuesto se aplica al presupuesto de la obra.
• Una firma rechazada rechaza la orden de compra, como en el circuito habitual.

Nada de esto se configura de nuevo. La conexión hereda el circuito tal como está.

Qué se le puede pedir

Las acciones disponibles cubren las bandejas de firma donde más se acumula trabajo en una constructora con varias obras:

• Autorizar o rechazar órdenes de compra que esperan su firma, una a una o varias de una vez.
• Estados de pago de subcontratos: autorizarlos o rechazarlos; con la última firma, el estado de pago queda listo para facturar.
• Las solicitudes de adquisición que esperan su aprobación, para aprobarlas o rechazarlas.
• Autorizar o rechazar los documentos de compra que esperan su firma antes del pago al proveedor.
• Firmar modificaciones de presupuesto. Cuando la suya es la última firma, la modificación queda aplicada al presupuesto de la obra.
• Dejar lista una orden de compra. Claude la crea en estado Ingresando, y la persona la revisa y la manda a firma desde el ERP.

Este último punto merece una aclaración. Una OC creada desde Claude queda en Ingresando y ahí se detiene. Mandarla a firma es un paso que la persona da en Sisip ERP, después de revisarla, y desde ahí sigue el circuito normal de autorizaciones y control de saldo.

Lo que no cambia: el criterio y la firma son suyos

Qué se autoriza lo decide la persona. Si el precio del moldaje es razonable o si conviene esperar al cierre de mes para firmar un estado de pago, también. Claude prepara la acción que se le pidió, la muestra y espera. La firma queda a nombre de quien confirmó, igual que si la hubiera hecho desde el ERP.

Por eso los errores que vale la pena evitar son de uso, y casi todos tienen la misma raíz. ¿Se confirmó el resumen sin leerlo, porque "eran las de siempre"? ¿Se pidió "autoriza todo" sin acotar la obra ni el período? ¿Se usó la conversación para despejar la bandeja de otra persona? Lo último no se puede hacer, porque cada uno firma lo suyo con su usuario. Lo primero sí, y es responsabilidad de quien confirma.

La buena práctica es simple: pedir primero la lista, revisarla, preguntar lo que haga falta y recién entonces pedir la autorización. Toma un par de minutos más y deja la decisión donde corresponde.

Cómo Sisip ERP aborda las autorizaciones desde Claude

Las acciones desde Claude se construyeron sobre el mismo principio que ordena el ERP: el presupuesto se compromete y se controla al aprobar la OC. En concreto:

• Siempre en dos pasos. Claude muestra el resumen de lo que va a hacer y ejecuta solo con su confirmación.
• Autoriza o rechaza OC, estados de pago, solicitudes y documentos que esperan su firma, y firma modificaciones de presupuesto.
• Con los mismos permisos que cada usuario tiene en Sisip ERP.
• El control de saldo por partida se mantiene: una OC sin saldo no se autoriza desde ningún lado.
• La última firma hace avanzar el documento como en el ERP, sin pasos aparte.
• Una OC creada desde Claude queda en Ingresando hasta que usted la manda a firma en el ERP.
• Cada persona conecta Sisip ERP a su propia cuenta de Claude, acompañada por el equipo de Sisip.

Para el gerente del ejemplo, la diferencia es concreta: doce OC autorizadas antes de llegar a la obra, una pendiente de conversar con el administrador y otra detenida porque su partida no tenía saldo. Las firmas fueron suyas y la regla del saldo actuó igual que siempre. Lo que cambió es que ya no necesitó estar frente a la pantalla para tomarlas.

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