Cómo evitar pagos dobles en una constructora: controles que funcionan
Qué es un pago doble en una constructora
Un pago doble, en una constructora, es pagar dos veces la misma obligación con un proveedor o un subcontratista. Rara vez se trata de la misma transferencia repetida. Lo habitual es más silencioso: una deuda que aparece en dos documentos, o un documento que aparece en dos lugares, y que dos personas pagan de buena fe en semanas distintas.
La definición importa porque dice dónde buscar. Quien piensa en el pago doble como un error del banco revisa la cartola. Quien lo entiende como una deuda duplicada revisa los documentos, que es donde se origina.
Cuatro formas en que ocurre
La factura que entra dos veces
El proveedor la manda por correo, alguien la ingresa a mano, y días después llega la misma desde el SII. O la obra envía una copia escaneada a la oficina central, que ya la tenía registrada. Dos registros del mismo folio abren la puerta a dos pagos.
La nota de crédito que nadie aplicó
Un proveedor factura 8,2 millones, la obra detecta un error de precio y el proveedor emite una nota de crédito por 1,1 millones. Si la nota de crédito no queda amarrada a la factura que corrige, tesorería paga los 8,2 completos. El proveedor queda debiendo 1,1, y ese saldo a favor duerme en la cuenta corriente hasta que alguien lo reclame, si es que alguien lo reclama.
La factura cedida a un factoring
El proveedor cede la factura a un factoring para adelantar su caja. Desde la cesión, a quien se le paga es al factoring, pero el proveedor sigue en la base de datos con su cuenta bancaria de siempre. Si la constructora le transfiere al proveedor, todavía le debe al factoring. Termina pagando dos veces la misma factura: una a quien ya no correspondía y otra a quien sí.
El pago parcial mal registrado
Una factura de 20 millones se abona con 12 en la nómina de la primera quincena, y ese abono no queda asociado a la factura. Al mes siguiente la factura aparece completa como pendiente y se paga entera. Son 12 millones de más, y recuperarlos depende de la buena voluntad del proveedor.
Ninguno de los cuatro casos requiere mala intención.
Un documento, una vez
El primer control es de entrada: cada documento existe una sola vez. Una factura electrónica se identifica por el RUT del emisor, el tipo de documento y el folio, y esa combinación no se repite. Si la base de facturas se alimenta desde el SII y un ingreso duplicado se detecta al momento de registrarlo, el correo del proveedor queda como un simple aviso.
La nota de crédito sigue la misma lógica. Entra con la referencia a la factura que corrige, y quien prepara el pago ve las dos juntas: 8,2 menos 1,1, o sea 7,1 millones por pagar.
Cada pago, pegado a su documento
El segundo control es de salida: ningún pago sale suelto. Cada cheque, transferencia o línea de nómina se asocia al documento que paga, y un abono parcial queda registrado como abono sobre esa factura. Con eso, el saldo pendiente de cada factura se calcula, y cualquiera que lo consulte ve el mismo número.
En el caso de los 20 millones, el abono de 12 queda ligado a la factura. Al mes siguiente lo pendiente es 8, y ese es el monto que va a la nómina.
La antigüedad de la deuda ayuda a revisar. Una factura que figura vencida a 90 días con un proveedor que no ha llamado nunca merece una mirada: puede ser una factura que en realidad ya se pagó por otra vía.
La nómina bancaria como punto de revisión
Pagar por nómina agrupa en un solo lote los pagos de la semana o de la quincena. Eso tiene una ventaja que se aprovecha poco: obliga a revisar el lote completo antes de mandarlo al banco. La nómina se prepara con los documentos por pagar, se autoriza en el banco y, una vez ejecutada, se confirma el pago en el sistema, que deja cada documento como pagado.
Antes de autorizarla, tres preguntas rápidas sobre el lote. ¿Hay dos líneas al mismo proveedor por montos parecidos? ¿Alguna factura tiene una nota de crédito pendiente? ¿Hay facturas cedidas en el lote, y van a nombre del factoring?
Diez minutos de revisión por nómina cuestan menos que un pago doble al año.
Facturas cedidas: pagarle a quien corresponde
La cesión es el caso que más sorprende, porque el documento es correcto y el proveedor es correcto. Lo que cambió es el beneficiario. El control consiste en saber, al momento de pagar, qué facturas están cedidas y a quién, y que esa marca viaje con la factura hasta la nómina. Una factura cedida sin marca se paga por costumbre a la cuenta de siempre.
Cómo Sisip ERP aborda los pagos dobles
Sisip ERP ordena el pago sobre la cadena completa de la compra, desde la orden de compra (OC) hasta el banco:
- Las facturas de compra llegan desde el SII a través de SimpleFactura, con su estado en el SII, y al registrar un documento el sistema detecta si ya existe.
- Cada nota de crédito se registra con la referencia a la factura que corrige.
- Las facturas se asocian a su OC y su contrato, y lo facturado nunca supera lo contratado: una factura repetida contra una OC ya facturada choca con ese tope.
- Cada pago queda ligado a su documento, por cheque, transferencia o nómina bancaria, con abonos parciales cuando corresponde.
- Las nóminas se preparan, se autorizan en el banco y se confirman, con archivos para Santander, Security, BCI e Itaú.
- Con la integración con FaPro, las facturas cedidas a un factoring quedan marcadas, para pagarle a quien corresponde.
- El calendario de pagos y la antigüedad de la deuda, vigente y vencida a 30, 60, 90 y más de 90 días, a la vista de tesorería.
Con estos controles, el pago doble deja de depender de la memoria de quien arma la nómina. La factura de 8,2 millones se paga por 7,1, el abono de 12 queda descontado y la factura cedida va a nombre del factoring.
Si su constructora ha tenido que pedirle a un proveedor que devuelva un pago, conversemos. Agende una demo de Sisip ERP sin compromiso.