IA y confidencialidad: los datos de sus obras que no van en un chat

Martes, 19:40, y tres ofertas pegadas en un chat

Martes, 19:40. La jefa de estudios tiene que entregar mañana temprano el cuadro comparativo de tres subcontratos de instalaciones eléctricas. Abre el asistente de IA de su cuenta personal y pega las tres ofertas completas, con el RUT de cada empresa, los precios unitarios, las condiciones de pago y, para comparar, el presupuesto interno de la partida. En dos minutos tiene una tabla impecable.

La tabla está bien. La pregunta es dónde quedó todo lo demás.

Esa conversación vive en una cuenta que la constructora no administra. La empresa desconoce qué se compartió, no tiene cómo revisar ese historial y, si la jefa de estudios cambia de trabajo, la conversación se va con ella. Además, el presupuesto interno de la partida, que es lo que la constructora está dispuesta a pagar, quedó escrito al lado de las ofertas de tres empresas que compiten entre sí. Nadie actuó de mala fe. Faltaba una regla.

Qué información sensible circula en una constructora

Una constructora maneja más información delicada de la que parece, y casi toda pasa por la oficina técnica, la administración de obra o finanzas:

Precios de subcontratos y cotizaciones de proveedores. Son información de terceros que llegó en confianza, con alto valor comercial.
Márgenes y presupuesto interno. La distancia entre el Presupuesto Mandante (PrM), lo acordado con el cliente, y el Presupuesto de Obra (PrO), el presupuesto interno de costos, es en buena parte lo que la empresa espera ganar. Probablemente sea el dato más sensible de una obra.
RUT y datos bancarios de proveedores y subcontratistas, que son la base de cada pago y también el blanco de cualquier intento de fraude.
Datos de los trabajadores: RUT, remuneraciones, contratos, exámenes y licencias.
Condiciones con el mandante, como multas, garantías, plazos negociados y reclamos en curso.
Los datos de los propietarios en postventa: nombres, teléfonos y la dirección de cada vivienda.

Un semáforo para decidir qué pegar

Una regla simple funciona mejor que un manual largo. Antes de pegar algo en un chat de IA, clasifíquelo en uno de tres colores.

Verde: se puede usar

Texto técnico genérico, especificaciones sin el nombre del proyecto, borradores de cartas sin montos ni nombres, preguntas de procedimiento como "cómo estructuro un cuadro comparativo de moldajes". Nada de esto identifica a nadie ni revela una condición comercial.

Amarillo: se usa anonimizado

Ofertas, listados de pendientes y actas de reunión entran en este grupo. Reemplace los nombres de las empresas por Proveedor A, B y C; quite RUT, direcciones y nombres de personas; y cuando el monto exacto sobre, expréselo como índice. Tres ofertas de $47.385.200, $49.120.000 y $45.930.400 se comparan igual como 100, 103,7 y 96,9. El análisis sale idéntico. El dato real se queda en la empresa.

Rojo: se queda fuera

Cuentas bancarias, contraseñas y claves de acceso, datos personales de trabajadores, el presupuesto completo con sus márgenes y cualquier documento que un tercero le haya entregado con reserva.

Si duda del color, trátelo como rojo.

Cuenta personal o cuenta de empresa

La diferencia entre usar IA con una cuenta personal y con una cuenta contratada por la empresa va más allá del precio. Con una cuenta de empresa, la constructora sabe quién la usa, define la configuración de privacidad que le corresponde, da de baja el acceso de quien se va y tiene un interlocutor si algo sale mal. Con cuentas personales, cada colaborador decide por su lado y nadie tiene la visión completa. ¿Sabe cuántas personas de su oficina usan IA esta semana, y con qué cuentas?

Antes de elegir un servicio, revise sus condiciones de uso y de privacidad con la misma atención con que revisa un contrato con un proveedor.

Cada persona ve lo que necesita

El principio que ordena todo esto es antiguo y sirve igual con IA: cada persona accede a la información que su trabajo requiere. El bodeguero necesita las órdenes de compra de su obra para recibir los materiales, y con eso le basta. El jefe de terreno trabaja con el presupuesto de su obra por partida; los sueldos de la oficina central quedan fuera de su vista. Finanzas ve los datos bancarios de los proveedores porque paga, y el resto del equipo trabaja sin ellos.

Cuando una herramienta de IA se conecta a los sistemas de la empresa, ese principio se vuelve una exigencia concreta: el asistente debe ver lo mismo que ve la persona que lo usa, con sus mismos permisos. Un asistente que le responde a cualquiera con toda la información de la empresa convierte cada pregunta en una posible filtración.

Una política que cabe en una página

Una constructora mediana puede ordenar el uso de IA con pocas reglas, escritas en lenguaje simple:

Para trabajo, solo cuentas de la empresa.
Todo lo que se pegue en un chat pasa antes por el semáforo.
Las ofertas y cotizaciones de terceros se usan siempre anonimizadas, con letras en lugar de nombres.
Lo que la IA entrega se revisa antes de enviarse a un mandante, un proveedor o un trabajador.
Hay una persona a quien preguntar cuando surge una duda, con nombre y correo.
La política se revisa cada seis meses, porque las herramientas cambian rápido.

Una página firmada por la gerencia y explicada en una reunión de 20 minutos hace más que un reglamento de 30 páginas que nadie abre.

Cuidar la información empieza por saber dónde vive. En Sisip ERP, los presupuestos, las órdenes de compra, los estados de pago y los pagos de cada obra quedan en un solo lugar, con la trazabilidad desde la partida hasta el pago, y cada persona trabaja con los permisos de su perfil: ve los contratos que le corresponden y firma lo que le toca. Con la información así de ordenada, decidir qué se comparte, con quién y en qué herramienta se vuelve una decisión informada.