Por qué no debe pagar una factura sin recepción de materiales
Lo que cuesta pagar antes de recibir
Pagar una factura por 24 toneladas de fierro cuando a la obra llegaron 23,4 cuesta 630.000 pesos más IVA. Recuperarlos cuesta bastante más: una nota de crédito que hay que pedir, un proveedor que ya cobró y no tiene apuro, y una conversación que parte con la pregunta incómoda de cómo se pagó algo que nadie recibió. Pasa más seguido de lo que parece.
La recepción de materiales se registra en bodega, pero se usa en tesorería. Es la prueba de que lo que se va a pagar está en la obra. La orden de compra (OC) dice qué se pactó y la factura dice qué se cobra; solo la recepción dice qué llegó.
Tres documentos, tres preguntas
Antes de pagar una compra de materiales hay tres preguntas, y cada una la responde un documento distinto:
- ¿Qué se compró y a qué precio? La OC aprobada.
- Lo que llegó a la obra lo dice la recepción, hecha contra la OC y respaldada en la guía de despacho que trajo el camión.
- Y qué se está cobrando, la factura del proveedor.
El pago procede cuando las tres respuestas coinciden. Si la factura cobra exactamente lo que dice la OC pero la recepción muestra menos, la OC deja de servir como respaldo del pago: lo pactado no llegó completo.
Recibir antes de facturar
La regla que más ordena este momento es simple. En una obra con bodega, la factura entra al circuito de pago después de la recepción. Si el proveedor factura al despachar, como hacen muchos, la factura espera retenida hasta que la recepción la respalde.
Esto cambia el orden de las conversaciones. Cuando faltan 600 kilos de fierro, el reclamo se hace con la guía en la mano y la factura todavía impaga. El proveedor tiene un motivo concreto para corregir antes de cobrar, sea con una nota de crédito o completando el despacho.
¿Y en una obra sin bodega activa? Ahí el control depende de las personas. Conviene compensarlo con un visto bueno del administrador de obra sobre cada factura de materiales antes de mandarla a pago, con la guía de despacho firmada como respaldo.
Dos topes distintos: lo contratado y lo recibido
Hay dos límites que conviene separar. El primero es contractual: lo facturado a una OC nunca debería superar lo contratado en ella. Si la OC de fierro era por 24 toneladas a $1.050.000, ninguna suma de facturas contra esa orden puede pasar de 25,2 millones netos. El segundo es físico: lo facturado debería corresponder a lo recibido hasta la fecha.
El primer tope protege contra el sobreprecio y la factura repetida. El segundo protege contra el despacho incompleto. Una factura puede cumplir el primero y fallar el segundo, que es justamente el caso del fierro: 24 toneladas facturadas dentro de una OC de 24, con 23,4 recibidas.
Por eso revisar la factura solo contra la OC deja un hueco.
Diferencias de cantidad: qué hacer con cada una
Las diferencias entre factura y recepción tienen causas distintas, y cada causa tiene su salida.
Entrega parcial
Llegó la mitad y el resto viene la próxima semana. Lo razonable es pagar contra lo recibido o pedirle al proveedor que facture por despacho. Pagar el total por adelantado deja a la constructora como acreedora de su proveedor, sin más garantía que su palabra.
Faltante en la entrega
La guía decía 12 toneladas y la balanza marcó 11,4. Se registra lo que llegó, se deja la diferencia anotada en la guía al momento de recibir y se pide la nota de crédito antes de pagar la factura.
Material rechazado
Llegaron las 400 planchas de yeso cartón, pero 30 venían quebradas. Se reciben 370 y se rechazan 30. La factura se paga sobre las 370 o espera su corrección.
Recepción que nadie registró
El material está en la obra y la recepción no aparece por ningún lado. Es una falla del proceso, y es la más frecuente. La tentación es pagar igual porque "el material llegó". El camino corto es que bodega registre la recepción con la guía y recién entonces se libere el pago. Cinco minutos de bodega ahorran la discusión de fin de mes.
Las costumbres que se pagan
¿Se paga contra la guía firmada, sin saber si esa firma vino con conteo? ¿Se libera la factura porque el proveedor llamó tres veces? ¿Se da por merma una diferencia de 2% y no se reclama? Cada una de esas costumbres convierte la recepción en un trámite y deja a la factura como el único documento que manda. En una obra que compra 150 millones mensuales en materiales, un 2% sin reclamar son 3 millones al mes que salen de la partida sin que nadie los decida.
Cómo Sisip ERP aborda el momento de pagar
Sisip ERP pone la recepción dentro del ciclo de adquisición, entre la OC y la factura:
- La bodega se activa por obra, y cuando está activa exige recibir antes de facturar.
- La recepción se hace contra la OC, línea por línea: se recibe lo que llegó y se rechaza lo que no corresponde. Se puede registrar desde la guía de despacho, desde la factura o a mano.
- Lo facturado a una OC nunca supera lo contratado en ella.
- Las facturas de compra llegan desde el SII a través de SimpleFactura y se asocian a su OC, con su estado en el SII.
- Cada pago, sea por cheque, transferencia o nómina bancaria, queda ligado a su factura, con abonos parciales cuando corresponde.
- Una o más bodegas por obra, con traspasos entre ellas por guía de despacho o guía interna, para que lo recibido en una no se pierda de vista en la otra.
Con la recepción registrada contra la OC, tesorería paga con la misma información que tiene la obra. Quien revisa la factura de las 24 toneladas ve que se recibieron 23,4, la retiene hasta que llegue la nota de crédito por las 0,6 que faltaron, y el reclamo se hace mientras todavía hay algo que retener.
Si en sus obras las facturas de materiales se pagan antes de confirmar lo que llegó, conversemos. Agende una demo de Sisip ERP sin compromiso.