Órdenes de compra en obra: por qué son el eje del control de costos

El costo se decide al firmar

En construcción, el costo de una obra se decide el día que alguien firma una orden de compra (OC). La recepción, la factura y el pago vienen después y confirman una decisión que ya se tomó: el precio, la cantidad, el proveedor y la partida que paga.

Por eso las constructoras que controlan bien sus costos ponen el control en la OC. Una factura se puede revisar cuando llega, pero lo que cobra ya estaba pactado. Un pago se puede postergar, y la deuda sigue ahí. La OC es el único momento en que el gasto todavía es una propuesta.

Qué pasa cuando se aprueba una OC

Una OC aprobada compromete presupuesto. Su monto entra al Presupuesto Contratado (PrC) de la partida y del recurso a los que se imputó, y baja el Disponible, que es el Presupuesto de Obra Ajustado (PrOA) menos el PrC. Ocurre el mismo día de la aprobación, aunque el proveedor todavía no despache ni facture.

Tome un subcontrato de moldajes de 85 millones. Al aprobarse, los 85 millones quedan comprometidos en su partida, aunque se paguen en estados de pago a lo largo de ocho meses. El subcontrato es, para estos efectos, un tipo de OC.

La consecuencia práctica es directa. Si el PrC está completo, el Disponible dice la verdad sobre cuánto queda para comprar. Si faltan compromisos, el Disponible miente.

Una OC sin saldo se queda en firmas

Al enviar una OC a autorizar, su monto se compara con el saldo de la partida. Si alcanza, sigue su curso. Si no alcanza, pasa a las firmas de autorización y ahí se queda: nadie la puede autorizar mientras la partida no tenga saldo.

Un ejemplo con números. La partida de moldajes tiene un PrOA de 85 millones y ya lleva 79 comprometidos, entre el subcontrato y un par de compras menores. El administrador de obra necesita arrendar moldaje adicional para recuperar plazo en la losa del piso 12, y la OC sale por 9,4 millones. Hay 6 disponibles. La OC queda detenida.

¿Qué opciones tiene la obra? Dos, y las dos dejan registro:

• Ajustar la OC a lo que la partida soporta, con menos días de arriendo, menos metros o un proveedor con mejor precio. Si la OC baja a 6 millones, se puede autorizar.
• Hacer una modificación del presupuesto (ModPrO) que le dé saldo a la partida: reclasificar 3,4 millones desde otra partida con disponible, o aprobar un aumento si el cambio lo justifica. La modificación tiene sus propias firmas.

La tercera vía, aprobar igual y explicar después, queda cerrada.

Ese bloqueo incomoda en terreno, y está bien que incomode. Obliga a discutir el sobrecosto antes de comprometerlo, con el jefe de proyecto y con los números delante. Una OC de 9,4 millones sobre un disponible de 6 es una conversación de diez minutos; el mismo sobregiro descubierto al cierre de la obra es una pérdida que ya nadie puede corregir.

Las firmas, según el monto

Cada compra merece la revisión que su monto justifica. Un pedido de clavos y una OC de hormigón premezclado por 60 millones recorren caminos distintos, y lo que los separa es una cadena de firmas definida de antemano. Una configuración razonable para una obra mediana podría ser esta:

• hasta 3 millones, firma el administrador de obra;
• entre 3 y 25 millones, se suma el jefe de proyecto;
• sobre 25 millones, además firma la gerencia.

Los tramos los decide cada constructora y pueden variar entre obras, porque una obra grande o con un mandante exigente puede pedir otra cadena. Dos reglas conviene mantener fijas. Una firma rechazada rechaza la OC completa, y el resto de la cadena no la puede rescatar. Y la revisión contra el saldo de la partida corre para todas las OC, cualquiera sea su monto.

Lo que pasa cuando se compra sin OC

Toda obra tiene la compra urgente que se hizo por teléfono. El proveedor despacha, la obra recibe y la factura llega dos semanas después sin referencia a ninguna orden. Para ese momento:

• el gasto nunca pasó por el saldo de la partida, así que el Disponible de esas dos semanas estuvo inflado;
• nadie revisó el precio antes de comprar, y discutirlo con la factura emitida es otra negociación, más difícil;
• la recepción se hizo contra una guía de despacho, sin una orden con la cual comparar lo que llegó;
• y en la oficina alguien tiene que adivinar a qué partida y recurso imputar la factura.

Esa factura se puede regularizar generando la OC desde el documento. Queda registrada e imputada, pero el control llegó tarde: el compromiso existió dos semanas sin que nadie lo viera. Si pasa una vez al mes, es un detalle administrativo. Si es la forma habitual de comprar en una obra, el PrC deja de representar lo comprometido, y cada decisión que se toma mirando el Disponible descansa en un número incompleto.

La OC como hilo del resto del ciclo

Una OC bien hecha lleva su partida, su recurso, las cantidades, los precios y la forma de pago. Con eso ordena todo lo que viene después. La bodega recibe contra ella, línea por línea. La factura del proveedor se asocia a ella y no puede superar lo contratado. El pago se liga a la factura, y la factura a la OC.

Cuando alguien pregunte por qué se pagaron 6 millones en arriendo de moldaje, la respuesta está en una cadena que parte en la orden.

Cómo Sisip ERP aborda el control desde la OC

Sisip ERP está construido sobre la idea de controlar en el compromiso. En la práctica:

• Cada OC se imputa a su partida y su recurso, y al aprobarse entra al PrC de la obra.
• Al enviarla a autorizar se revisa contra el saldo de su partida. Sin saldo, queda en las firmas de autorización y nadie la puede firmar hasta que se ajuste la OC o se apruebe una modificación del presupuesto.
• Quién firma y desde qué monto se define por empresa y por obra. Una sola firma rechazada rechaza la OC.
• Cada OC lleva su estado y su historial: ingresando, autorizar, compras, proveedor, aplicada o rechazada.
• Los subcontratos también son OC: comprometen su monto al aprobarse y se pagan con estados de pago ligados a ellos.
• Las facturas recibidas del SII se asocian a su OC, y lo facturado nunca supera lo contratado. Si la compra no tenía OC, se genera desde la factura.
• Con las listas de proveedores, las facturas que no referencian una OC autorizada se pueden rechazar, y un proveedor se puede bloquear para nuevas órdenes de compra.

Después de más de diez años de evolución del producto en obra, el patrón se repite: las obras que firman con el saldo a la vista discuten sus sobrecostos antes de comprometerlos. Si en sus obras la OC todavía se emite después de comprar, conversemos. Agende una demo de Sisip ERP sin compromiso.