Preguntas que un gerente debería hacerle a los datos de sus obras

Siete preguntas que se repiten cada semana

Después de más de 685 presupuestos controlados, hay un patrón que se repite en las gerencias que deciden a tiempo: hacen las mismas siete u ocho preguntas todas las semanas y obtienen la respuesta en minutos. Son preguntas simples de formular y difíciles de responder cuando la información está repartida entre la obra, la oficina técnica y administración.

La forma de preguntar está cambiando, y cada vez más herramientas aceptan preguntas escritas en lenguaje natural. Lo que sigue siendo responsabilidad de la gerencia es saber qué preguntar. Estas son las preguntas que vale la pena hacerle a los datos de cada obra, y lo que dice cada respuesta.

Las preguntas y lo que revela cada una

1. ¿Cuánto llevo comprometido contra el presupuesto ajustado?

El punto de partida es el Presupuesto de Obra (PrO), el presupuesto interno de costos por partidas y recursos. Con las modificaciones aprobadas se convierte en el Presupuesto de Obra Ajustado (PrOA), que es contra lo que se controla. La pregunta compara ese PrOA con el Presupuesto Contratado (PrC): lo comprometido en órdenes de compra aprobadas, se haya facturado o no. Mirar lo pagado en vez de lo comprometido es el error más caro de esta lista, porque lo pagado siempre va semanas atrás.

2. ¿Qué partidas tienen poco disponible, o ya están en sobregiro?

El disponible es el PrOA menos el PrC, partida por partida. Un disponible negativo es un sobregiro. A nivel de obra, el total puede verse sano mientras dos partidas ya se pasaron y otras tres esconden la diferencia. Por eso la pregunta va por partida.

3. ¿Qué órdenes de compra esperan firma, y desde cuándo?

Una OC detenida en autorización es un material que no llega o un subcontratista que no parte. Esta pregunta mide la velocidad de la propia gerencia. Si hay quince OC esperando firma desde hace una semana, el atraso de la obra empieza en la oficina.

4. ¿Qué facturas llegaron sin recepción del material?

Pagar una factura de algo que nadie recibió en obra es una de las fugas más difíciles de recuperar. La pregunta cruza la factura del proveedor con la recepción contra su OC y separa lo que se puede pagar de lo que tiene que esperar.

5. ¿Qué estados de pago de subcontratos se pagan este mes?

Los Estados de Pago (EDP) concentran buena parte de la caja de una obra. Saber qué EDP están en curso, cuánto descuentan de anticipo y retenciones y cuánto queda por pagar de cada subcontrato ordena la conversación con tesorería antes de que llegue la factura.

6. ¿Cuánto debemos, y con qué antigüedad?

La deuda con proveedores, separada en vigente y vencida a 30, 60, 90 y más de 90 días. Un proveedor con facturas a 90 días es un proveedor que mañana despacha más lento o deja de cotizar. La antigüedad dice más que el total.

7. ¿Cómo va a terminar la obra?

Es la pregunta de fondo. El Presupuesto Proyectado (PrP) estima lo que todavía no se contrata, según cómo evoluciona la obra. Sumado al PrC da el Presupuesto Estimado Final. Y la diferencia entre el PrOA y ese Estimado Final es el resultado: positivo es ahorro, negativo es pérdida estimada.

Un ejemplo. Una obra con un PrOA de 3.200 millones lleva 2.450 millones contratados y proyecta 820 millones por contratar. Su Estimado Final es de 3.270 millones: una pérdida estimada de 70 millones, visible con meses de anticipación. A esa altura todavía se puede renegociar un subcontrato, revisar una partida o conversar una modificación con el mandante.

Esperar al cierre para saberlo ya no deja margen.

Qué hace que una pregunta tenga respuesta

Las siete preguntas comparten tres requisitos. La información tiene que estar registrada donde ocurre: el compromiso en la OC aprobada, la factura asociada a su OC, el EDP ligado a su subcontrato. Tiene que estar estructurada igual en todas las obras, para que la pregunta sirva en la obra 1 y en la obra 8. Y cada respuesta necesita una fecha de corte, porque un disponible sin fecha se discute en vez de usarse.

¿Cuántas de estas siete puede responder hoy su constructora sin pedirle una planilla a nadie?

Los errores al preguntar

El primero ya apareció: preguntar por lo pagado cuando lo que importa es lo comprometido. El segundo es mirar la obra completa y nunca bajar a la partida, donde se esconden los sobregiros. El tercero es comparar cifras de fechas distintas, como el contratado de hoy con el proyectado del mes pasado, y sacar conclusiones de una diferencia que no existe. Y el cuarto, más sutil, es hacer las preguntas solo cuando algo ya se ve mal. Su valor está en hacerlas todas las semanas, cuando todavía no hay alarma.

Dónde responde Sisip ERP cada pregunta

Sisip ERP se construyó sobre esas mismas preguntas. Cada una tiene su informe, por obra y con fecha de corte:

• Comprometido y disponible: los informes por partida y recurso comparan el presupuesto aprobado con lo contratado, lo facturado y lo pagado, en detalle o en matriz.
• Cada OC lleva su estado y su historial, así que las que están en autorizar, esperando sus firmas, se ven obra por obra.
• En las obras con bodega activa, los materiales se reciben contra la OC, línea por línea, antes de facturar.
• Estados de pago: cada subcontrato muestra su último EDP, el avance financiero y lo que queda por pagar, con anticipo y retenciones descontados.
• La deuda por antigüedad, vigente y vencida a 30, 60, 90 y más de 90 días, junto al calendario de pagos con lo que vence y cuándo.
• El Presupuesto Proyectado de cada obra, que sumado a lo contratado da el Estimado Final y el resultado contra el PrOA.
• Para la mirada de conjunto, el informe de gerencia por obra con fecha de corte, para llevar a la reunión semanal.

Las preguntas son las de siempre. Lo que cambia es el tiempo que demora la respuesta y la confianza que se le puede tener. Si en su constructora alguna de estas siete todavía exige reunir planillas, conversemos. Agende una demo de Sisip ERP sin compromiso.