Presupuesto Proyectado y Estimado Final: cómo anticipar el resultado

Mitad de obra, y la partida se ve sana

Reunión mensual de obra, con la estructura en el piso 9 de 16. La partida de revestimientos y pavimentos tiene un Presupuesto de Obra Ajustado (PrOA) de 220 millones y un Presupuesto Contratado (PrC) de 128 millones. Quedan 92 millones disponibles y la planilla los pinta de verde. Nadie pregunta más.

La pregunta que falta es otra: ¿cuánto cuesta lo que todavía no se compra? Faltan siete pisos de cerámica, los porcelanatos de los baños de la torre B y casi la mitad de la mano de obra de instalación. Si ese resto cuesta más de 92 millones, la partida ya perdió plata, aunque hoy no lo muestre ningún informe. Ese resto tiene nombre: Presupuesto Proyectado (PrP).

Qué mide cada número

El control de una obra descansa en varias versiones del presupuesto, y cada una responde una pregunta distinta. Conviene tenerlas ordenadas antes de proyectar:

Presupuesto de Obra (PrO): el presupuesto interno de costos con que partió la obra, por partidas y recursos.
El PrOA es ese mismo presupuesto con las modificaciones aprobadas, sean reclasificaciones, aumentos o disminuciones.
PrC, lo comprometido en órdenes de compra (OC) aprobadas, se haya facturado o no.
Disponible = PrOA − PrC. Cuánto queda sin comprometer; si es negativo, hay sobregiro.
Lo que falta contratar, valorizado según cómo viene la obra, es el PrP.
Y el Presupuesto Estimado Final suma los dos anteriores, PrC + PrP: lo que va a costar la partida al terminar.

El Disponible mira hacia atrás, porque cuenta lo que ya se firmó. El Estimado Final mira hacia adelante. El resultado de la obra sale de comparar el presupuesto con este último: Resultado = PrOA − Estimado Final. Positivo es ahorro; negativo, pérdida estimada.

La partida, recurso por recurso

Volvamos a la obra del piso 9. La partida de revestimientos y pavimentos tiene cuatro recursos. Las cifras van en millones de pesos:

Cerámica de piso: 60 de PrOA, 41 contratados y 23 por contratar. Estimado Final de 64; pierde 4.
En el porcelanato de baños, el mandante pidió un formato mayor y se aprobó una modificación de 10 millones, que ya está dentro de los 52 de PrOA. Hay 30 contratados y 26 proyectados, así que termina en 56: cuatro sobre lo presupuestado.
Adhesivos y fragüe va bien. Presupuesto de 18, contrato de 9, proyección de 8: ahorra 1.
La mano de obra de instalación es el problema. El subcontrato de la torre A comprometió 48 de los 90 presupuestados, y la torre B, cotizada al mismo precio unitario, suma 49 más. Estimado Final de 97, siete millones sobre el PrOA.

Sumada, la partida tiene un PrC de 128 y un PrP de 106. El Estimado Final es de 234 millones contra un PrOA de 220: una pérdida estimada de 14 millones en una partida que el Disponible mostraba con 92 millones de holgura. La cuenta cuadra por el otro lado también, porque 92 de disponible menos 106 por contratar da −14.

Contra el PrO original, de 210 millones, el resultado es de −24. La diferencia de 10 es la modificación del porcelanato, que quedó aprobada y respaldada. Mirar el resultado contra el PrO y contra el PrOA separa lo que se perdió en la ejecución de lo que cambió en el proyecto.

Catorce millones a mitad de obra todavía se pueden trabajar. Al cierre, ya no.

Cómo se arma un PrP que sirva

El PrP se carga por recurso, con lo que falta comprar: una cantidad y un precio. Los 23 millones de la cerámica de piso salen de 2.900 m² pendientes a $7.900 el m², que es el precio de la última OC. El presupuesto tenía la cerámica a $6.900.

Esa es la decisión que más pesa. Si el PrP se valoriza con el precio del presupuesto, el Estimado Final siempre va a coincidir con el PrOA y el ejercicio no anticipa nada. La proyección sirve cuando refleja lo que la obra sabe hoy:

el precio de la última compra o de la cotización vigente;
las cantidades recubicadas, si el proyecto cambió o la cubicación original quedó corta;
lo que de verdad falta, recurso por recurso, con los recursos terminados en cero.

¿Quién lo carga? Quien sabe qué falta: el administrador de obra o la oficina técnica, que conocen el estado de cada frente. La gerencia lo lee y la obra lo mantiene.

Cuándo actualizar el PrP

Un PrP de hace tres meses entrega un Estimado Final de hace tres meses. La actualización tiene tres momentos claros.

Cada vez que se contrata

Cuando una OC compromete parte de un recurso, ese monto pasa al PrC. Lo contratado tiene que salir del PrP en ese mismo momento, bajando la cantidad pendiente o cerrando el ítem. Si queda en los dos lados, se cuenta dos veces y el Estimado Final muestra una pérdida que no existe.

Cuando cambia un precio o una cantidad

Una cotización nueva del subcontratista, un alza del proveedor de cerámica, una recubicación de la torre B. Cada cambio se refleja en el recurso afectado apenas se conoce.

Antes de cada revisión con gerencia

Una fecha fija, por ejemplo la última semana del mes, para recorrer las partidas con el jefe de obra y confirmar que cada recurso con compras pendientes tenga su proyección al día. Es también el momento de mirar los recursos con PrP en cero: puede ser que ya no falte nada, o que nadie lo haya cargado.

Errores que vuelven inútil la proyección

El más común ya está descrito: proyectar con el precio del presupuesto. Le sigue el doble conteo, cuando se aprueba la OC y nadie baja el PrP del recurso. Un tercero es proyectar solo las partidas grandes y dejar las chicas en cero, que es donde después aparecen los cinco o seis millones que nadie esperaba. Y está el error de calendario: actualizar el PrP una sola vez, al cierre, cuando el resultado ya no admite correcciones.

Un resultado negativo en un recurso pide una explicación antes que una conclusión. Puede ser un precio que subió, una cantidad mal cubicada o un ítem cargado dos veces.

Cómo Sisip ERP aborda la proyección del resultado

Sisip ERP lleva las versiones del presupuesto sobre la misma estructura de partidas y recursos, con las siglas que ya usa la obra:

PrO y PrOA por partida y recurso. Después de partir, el presupuesto cambia solo con una modificación del presupuesto (ModPrO), así que la diferencia entre ambos queda registrada.
El PrC sube cuando se aprueba cada orden de compra, antes de la factura y del pago.
El PrP se carga por recurso, en ítems con cantidad y precio, y quien lo mantiene lo actualiza a medida que la obra avanza. Un ítem que ya no corresponde se desactiva y deja de sumar.
Estimado Final y resultado por recurso, por partida y para la obra completa: PrOA − (PrC + PrP).
El Disponible de cada partida, con el sobregiro entre paréntesis cuando es negativo.
Una OC sin saldo en su partida pasa a las firmas de autorización y no se puede autorizar hasta que haya saldo.
El informe de gerencia por obra, con fecha de corte, para que la reunión mensual mire el mismo número que la obra.

El sistema hace la cuenta y la lectura sigue siendo del equipo. Con el PrP al día, la pérdida de 14 millones en revestimientos aparece en la reunión del piso 9, cuando todavía se puede renegociar el subcontrato de la torre B o revisar el formato del porcelanato con el mandante.

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