Facturas que no corresponden a una OC aprobada: cómo detectarlas
La factura peligrosa es la que reconoces
La factura que más plata te hace perder es la que reconoces al tiro. Viene del proveedor de áridos de siempre, por un monto parecido al del mes pasado, para la obra que está en curso. Nadie la cuestiona. Pasa directo a pago.
La factura rara, la de un proveedor que nadie ubica, sí se revisa. Alguien pregunta, alguien llama, alguien la frena. Por eso lo que de verdad se cuela casi siempre tiene cara conocida: un precio que subió un poco, dos metros cúbicos de más, un flete que apareció solo.
Para detectarlas basta una regla simple: comparar cada factura con la orden de compra (OC) que la respalda, siempre, aunque el proveedor sea de confianza.
Tres formas en que se cuela una factura
La que llega sin orden
El jefe de obra necesitaba fierro para el lunes y lo pidió por WhatsApp. El maestro pasó a la ferretería y pagó con la tarjeta de la empresa. Un subcontratista mandó a cobrar un trabajo extra que se conversó en terreno. En los tres casos la compra puede ser real, pero no hay OC que diga cuánto se acordó ni para qué obra era.
Sin orden, no tienes con qué comparar. Lo que diga la factura pasa a ser la única versión.
La que cobra más de lo aprobado
Aquí la OC existe, pero la factura no calza. Es el caso más difícil de ver, porque el total se parece al esperado. Las diferencias vienen en las líneas: un precio unitario que cambió, más unidades de las pedidas o un cargo que no estaba en la orden.
La que viene de un proveedor que no estaba
A veces la empresa es la misma de siempre, pero factura desde otra sociedad con otro RUT. Otras veces es un proveedor nuevo que alguien de la obra contactó por su cuenta. ¿Alguien revisó sus condiciones? Si el RUT no coincide con el de la OC, esa factura no corresponde a esa orden, aunque el material sea el mismo.
Un ejemplo con números
Tu constructora aprueba una OC para la obra de una casa en Peñaflor por $1.450.000 neto:
- 50 sacos de cemento a $7.800: $390.000
- 20 m³ de arena a $26.000: $520.000
- 18 m³ de gravilla a $30.000: $540.000
Llega la factura por $1.602.000 neto. A primera vista, nada grave. Pero línea por línea la cosa cambia:
- el cemento viene a $8.100 el saco, $15.000 más en total,
- la arena trae 22 m³ en vez de 20, otros $52.000,
- un flete de $85.000 que nadie pidió.
Son $152.000 neto sobre lo aprobado, $180.880 con IVA. Más de un 10% sobre lo aprobado, en una sola factura.
¿Alguno de esos cobros puede ser justo? Claro. Quizás sí llegaron 22 m³ y el flete se conversó por teléfono. La idea es que alguien apruebe cada diferencia a propósito y que la OC quede actualizada antes de pagar.
Cuatro cruces que atrapan casi todo
Lo ideal es revisar cada factura apenas llega, pero en plena obra eso se pierde. Por eso conviene tener, además, una pasada fija con cuatro cruces que se hacen siempre en el mismo orden:
- ¿Qué facturas llegaron sin OC? Haz la lista completa, incluidas las del proveedor de siempre.
- De las que tienen orden, ¿cuáles superan el monto de su OC? Compara total contra total y luego mira las líneas de las que no calzan.
- Proveedores nuevos o RUT que no habías visto: ¿quién los contactó y para qué obra?
- Y cada factura, ¿quedó cargada a la obra correcta?
Hazla el mismo día cada semana, con la lista de facturas abierta y las órdenes de compra al lado. Cualquier rato que le dediques cuesta menos que una sola diferencia de $180.880 pagada sin mirar.
Qué hacer con lo que encuentras
Una factura sin orden puede ser una compra legítima. Si fue real y alguien la autorizó, crea la OC de todas formas. Así el gasto queda en su obra y la próxima vez se pide con orden desde el principio.
Si la factura cobra más de lo aprobado, habla con el proveedor con la OC en la mano. Las diferencias que no se justifican se corrigen con una nota de crédito. Las que sí se justifican se suman a la orden, con alguien que las apruebe.
Con los proveedores que no estaban, el paso es corto: confirma quién es, quién lo contrató y regístralo bien antes de pagarle.
Y si las facturas sin orden se repiten con la misma persona o la misma obra, el problema está en cómo se pide. Ahí conviene conversar con el equipo y acordar quién emite las órdenes.
Cómo Sisip Pyme te muestra lo que se cuela
Sisip Pyme junta en un solo lugar las facturas que llegan del SII y las órdenes de compra de cada obra, así que la comparación deja de ser una búsqueda.
- Las facturas de compra llegan solas desde el SII. Ninguna se queda olvidada en el correo de alguien.
- En la lista de facturas ves cuáles no tienen orden de compra, porque su columna de OC queda vacía.
- Una factura solo se asocia a una OC del mismo proveedor. Si viene de otro RUT, queda a la vista como factura sin orden.
- Al asociarla, indicas cuánto recibes de cada línea. Si trae más de lo que queda en la orden, Sisip Pyme te lo muestra y te pide confirmar antes de sumar ese aumento a la OC.
- ¿La compra se hizo sin orden? Creas la OC desde la misma factura y queda en su proyecto.
- Un informe compara lo pedido en cada OC con lo facturado, orden por orden.
- También puedes preguntarle a Sisi, tu copiloto: «¿Qué facturas no tienen orden?». Te responde con los datos de tu empresa.
El Plan Básico cuesta $19.990 + IVA al mes e incluye la conexión al SII, las órdenes de compra, los proyectos y a Sisi, para hasta 5 usuarios. Tu contador sigue a cargo de la contabilidad y recibe la información más limpia a fin de mes.
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