Gastado vs disponible: el indicador que más te va a cambiar la vida

El estado de pago llegó y la cuenta se ve llena

En la construcción chilena, el contratista chico vive al ritmo del estado de pago. Cobras el avance del mes, el mandante transfiere y por unos días la cuenta de la empresa se ve sana. Mientras tanto, las compras de la semana salen con la tarjeta, por transferencia o con una orden de compra que mandaste por correo.

Ahí nace la confusión más cara del rubro: mirar la plata del banco como si fuera la plata de la obra. La cuenta dice cuánto tienes hoy. Lo que te queda por gastar en cada proyecto es otra cifra, y casi siempre es más chica.

Esa cifra tiene nombre. Se llama disponible.

Dos números que conviene separar

Cada proyecto parte con un presupuesto: lo que calculaste que te iba a costar ejecutarlo. Desde ahí, hay dos números que importan.

El gastado es todo lo que ya tiene dueño dentro de ese presupuesto. Hay quienes le dicen gastado solo a lo pagado, y para el banco está bien. Para decidir una compra, conviene contarlo desde que emites la orden de compra (OC): en ese momento ya le dijiste al proveedor que sí, aunque la factura llegue en tres semanas y la pagues en seis.

El disponible es el presupuesto menos el gastado. Es lo que todavía puedes comprometer sin pasarte.

¿Ves la diferencia con la cuenta del banco? El banco se mueve cuando pagas. El disponible se mueve cuando decides comprar.

Por qué el disponible se mira antes de comprar

Una compra tiene un solo momento en que todavía puedes cambiarla: antes de mandar la OC. Después de eso, el material viene en camino, el proveedor ya agendó el despacho y la factura es cosa de tiempo. Mirar el presupuesto al pagar sirve para enterarte. Mirarlo antes de comprar sirve para decidir.

Por eso el disponible funciona como la última pregunta antes de firmar. ¿Esta compra cabe en lo que me queda de la obra? Si cabe, adelante. Si no cabe, todavía estás a tiempo de negociar, cambiar el material, partir la compra o conversar con el mandante.

El gastado, en cambio, te cuenta la historia. Sirve para entender en qué se fue la plata y para cotizar mejor la próxima obra.

Los dos se necesitan. Solo uno se mira antes de comprar.

Un ejemplo con una obra de $18.000.000

Estás ampliando una casa en Peñalolén. Tu presupuesto de costo es $18.000.000. Llevas dos estados de pago cobrados y la cuenta muestra $7.000.000 recién transferidos. Así se ve la obra por dentro:

• Órdenes de compra emitidas: $11.400.000 en materiales, la yesería y el arriendo de andamios.
• Compras con la tarjeta que nadie registró: $1.350.000 en ferretería y fletes.
• De todo eso, ya pagaste $6.900.000.

Si miras lo pagado, te quedan $11.100.000 y te sientes holgado. Si miras la cuenta, tienes siete millones frescos. El disponible real es otra cosa: $18.000.000 menos $12.750.000 de gastado. Te quedan $5.250.000.

Ahora llega la cotización de cerámica y grifería por $4.800.000. Con el número del banco en la cabeza, firmas sin pensarlo. Con el disponible a la vista, ves que te quedarían $450.000. Y todavía falta la pintura y el aseo final, que calculaste en $2.100.000.

Esa compra te deja $1.650.000 corto antes de terminar.

Con el dato a tiempo, tienes opciones. Puedes pedir otra cotización, elegir otra línea de cerámica, revisar si algo del presupuesto sobró o conversar un adicional con el mandante. Sin el dato, te enteras en la última semana, cuando ya no queda nada que mover.

Lo que hace que el disponible mienta

El disponible es tan bueno como lo que registras. Tres hábitos lo arruinan:

• Las compras con tarjeta que nunca pasan por una OC. Gastan igual, pero no aparecen hasta que alguien revisa la cartola.
• Cargar compras a la obra equivocada. Una obra se ve apretada y la otra holgada, y las dos están mal.
• Revisarlo una vez al mes. Para entonces, las compras de cuatro semanas ya están hechas.

La solución es sencilla de decir: toda compra con su orden, toda orden con su obra y una mirada al disponible antes de firmar la siguiente.

Cuándo mirarlo

Para tener el disponible controlado bastan tres momentos que ya existen en tu semana.

El primero es antes de cada compra grande, esa que te hace dudar un segundo antes de mandar la orden. El segundo, justo después de cobrar un estado de pago, que es cuando la cuenta llena te invita a comprar con más soltura de la que la obra aguanta. El tercero es el lunes en la mañana, con un café, revisando obra por obra cuánto queda y qué compras vienen esa semana. Si una obra baja de lo que calculaste para terminarla, lo sabes con tiempo para hacer algo.

¿Cinco minutos a la semana te parecen mucho? Compáralos con la última semana de una obra que se quedó corta.

Cómo Sisip Pyme te muestra el disponible de cada obra

Sisip Pyme está hecho para que ese número esté a la vista cuando lo necesitas, sin armar una planilla cada vez.

• Cada proyecto tiene su presupuesto, y cada orden de compra queda asociada a su proyecto.
• Ves el gastado contra el disponible de cada proyecto, sin esperar el cierre de mes.
• Un informe por proyecto te muestra el presupuesto, el total en órdenes de compra, lo facturado y el disponible.
• Las facturas de compra llegan solas desde el SII. Si una compra se hizo con la tarjeta y sin orden, creas la OC desde la misma factura y el gasto cae en su obra.
• ¿Quieres saber cómo viene el mes? Le preguntas a Sisi, tu copiloto, y te responde con los datos de tu empresa.

El Plan Básico cuesta $19.990 + IVA al mes, para hasta 5 usuarios, con la conexión al SII, los proyectos, las órdenes de compra y Sisi. Tu contador sigue llevando la contabilidad; tú decides las compras con el disponible al frente.

El próximo estado de pago va a llenar la cuenta otra vez. Que no te cambie el número que importa. Prueba Sisip Pyme gratis por 30 días. Sin tarjeta.