IA y facturas: qué revisa un asistente y qué sigues revisando tú

Una factura sin orden de compra es una pregunta sin responder. ¿Quién pidió esto? ¿Para qué obra? ¿A qué precio se acordó? Mientras nadie lo sepa, nadie debería pagar esa factura.

En una pyme de la construcción llegan decenas de facturas al mes: ferretería, áridos, arriendo de andamios, el eléctrico que te hizo un trabajo extra. Revisarlas una por una es lento. La IA ayuda con una parte de ese trabajo. La otra parte, la que tiene consecuencias, sigue siendo tuya.

Primero, las facturas llegan solas

Con Sisip Pyme conectas tu empresa al SII una vez, desde la configuración, y las facturas de compra empiezan a llegar solas. Ves el estado de cada una en Sisip y en el SII, la asocias a su orden de compra y la marcas como pagada cuando corresponde.

Eso cambia el problema. Tener las facturas deja de ser lo difícil. Lo difícil pasa a ser revisarlas a tiempo y saber cuáles necesitan atención.

Y ahí el tiempo juega en contra. Con tres obras andando, una factura dudosa se pierde entre las otras treinta y aparece de nuevo cuando el proveedor llama para cobrarla. Para entonces ya nadie se acuerda de la compra, el jefe de obra está en otra faena y la guía de despacho quedó en la camioneta. Revisar a tiempo es lo que te deja aclarar las cosas mientras todavía tienen arreglo.

Lo que un asistente puede revisar por ti

Aquí es donde un copiloto dentro de tu sistema de gestión te ahorra horas. En Sisip Pyme, ese copiloto es Sisi, y estas son las revisiones que puedes pedirle con una pregunta:

• "Facturas sin orden". Te muestra las facturas que llegaron desde el SII y no tienen una orden de compra detrás.
• Las compras que todavía no te facturan, con "Compras sin factura". Sirve para saber qué te va a llegar y de quién.
• Cuánto tienes por pagar. Un número para partir el viernes, antes de armar los pagos.
• Y cuando encuentras la orden que corresponde, le pides que asocie la factura. Sisi te pregunta antes de hacerlo.

Al asociar una factura a su orden de compra, quedan ligadas las cantidades recepcionadas y los montos. Ahí ves si lo que te cobran calza con lo que compraste.

Un ejemplo de fin de mes

Supón que en agosto te llegaron 38 facturas de compra. Le preguntas a Sisi por las facturas sin orden y te muestra cinco. Entre todas suman $2.930.000. Dos son de la ferretería de siempre, compras chicas que tu jefe de obra hizo en el mesón sin avisar. Una es de un proveedor de moldajes con el que nunca has trabajado. Las otras dos son del arriendo de una retroexcavadora que sí pediste, pero sin orden.

En diez minutos sabes dónde mirar. Para las de la ferretería y la retroexcavadora creas la orden de compra (Sisi te pregunta antes) y asocias cada factura. La de moldajes la apartas. Esa necesita una llamada.

Lo que sigues revisando tú

Un asistente te dice dónde están las facturas que quedaron sueltas. Lo que haces con ellas lo decides tú.

Aceptar o reclamar

Si una factura no corresponde, la decisión de aceptarla o reclamarla es tuya. Con el Plan Plus de Sisip Pyme das el acuse de recibo ante el SII desde la misma plataforma. Los plazos y lo que implica cada respuesta conviene revisarlos con tu contador, porque dependen de tu caso.

Hablar con el proveedor

¿El precio por metro cúbico no es el que acordaron? ¿Te facturaron 20 sacos y llegaron 16? Esa conversación la tienes tú, con la orden de compra en la mano. A veces lo arregla una nota de crédito. A veces era un error tuyo. Lo que un asistente no puede hacer es negociar por ti ni saber qué se conversó por teléfono cuando cerraste el precio.

Confirmar que llegó a la obra

El sistema sabe lo que tu equipo registró. Si el material llegó a medias o llegó a la obra equivocada y nadie lo anotó, solo tu gente en terreno lo sabe. Pregúntales.

Lo tributario, con tu contador

El crédito fiscal, el F29 y cómo registrar cada compra son temas de tu contador. Tu aporte es entregarle las facturas ordenadas y asociadas a su compra, y eso le ahorra preguntas. Sisi tampoco declara impuestos ni lleva contabilidad.

Una rutina semanal de 20 minutos

No hace falta esperar al cierre de mes. Una revisión corta cada semana evita que se acumulen:

• Pregúntale a Sisi por las facturas sin orden.
• Para cada una, decide: ¿le falta la orden de compra o hay algo que aclarar con el proveedor?
• Crea las órdenes que faltan y asocia las facturas. Lee cada confirmación antes de aceptar.
• Anota las dudosas y llama a esos proveedores ese mismo día.
• Cierra con "¿Cuánto tengo por pagar?" para saber con qué llegas al viernes.

Veinte minutos a la semana. Al tiro notas la diferencia a fin de mes.

Cómo Sisip Pyme aborda la revisión de facturas

Sisip Pyme junta en un solo lugar lo que pediste y lo que te cobran, y Sisi te ayuda a encontrar lo que quedó sin amarrar:

• Las facturas de compra llegan solas desde el SII, sin descargarlas a mano.
• Estado en Sisip y en el SII, factura por factura.
• Cada factura se asocia a su orden de compra, con cantidades recepcionadas y montos controlados.
• Si la compra no tenía orden, la creas desde la misma factura.
• Sisi, en el Plan Básico, responde "Facturas sin orden" o "Compras sin factura" con los datos de tu empresa, y te pregunta antes de crear o asociar algo.
• Con el Plan Plus, das el acuse de recibo ante el SII y emites tus facturas de venta.

El asistente encuentra las facturas que piden atención. Tú, tu gente en terreno y tu contador deciden qué hacer con cada una. Prueba Sisip Pyme gratis por 30 días. Sin tarjeta.