Protocolos de calidad en obra: firma, historial y hallazgos al día
Viernes, once de la mañana, piso 9 de un edificio de 16 pisos. El camión mixer está en la entrada y el jefe de obra pide el protocolo de enfierradura de la losa para autorizar el hormigonado. El protocolo existe: el capataz lo llenó ayer en una hoja impresa, con dos observaciones sobre recubrimientos en el eje C. Nadie sabe si esas observaciones se corrigieron, y la hoja está en la camioneta del jefe de calidad, que salió a otra obra.
Un protocolo de calidad en obra es el registro firmado que demuestra que una partida se revisó contra sus requisitos antes de seguir con la siguiente. Para que sirva, necesita tres cosas: firma de quien corresponde, un historial que no se pueda retocar y hallazgos que se sigan hasta su cierre.
¿Para qué sirve un protocolo si nadie lo encuentra después?
Sirve poco. El protocolo tiene dos momentos de valor: el día en que se llena, porque decide si la faena sigue, y meses después, cuando el mandante, la ITO o el equipo de postventa preguntan cómo se ejecutó algo. El primer momento suele cumplirse. El segundo depende de dónde quedó el papel.
Haga la cuenta en un edificio como el del ejemplo. Si cada losa lleva cuatro protocolos (moldaje, enfierradura, instalaciones embutidas y hormigonado), los 16 pisos suman 64 registros solo de obra gruesa. Agregue tabiques, impermeabilizaciones y terminaciones, y la obra termina con varios cientos de protocolos firmados. Archivados en carpetas por piso, encontrar el de la enfierradura de la losa del piso 9 es una tarde de trabajo.
Ese costo se paga justo cuando hay apuro.
Lo que debe tener un protocolo bien armado
El formato importa menos que la disciplina con que se usa. Aun así, hay elementos que separan un protocolo útil de una hoja con ticks:
- Código, revisión y fecha de revisión, como cualquier documento del sistema de gestión de la constructora. Así se sabe con qué versión del formato se revisó cada partida.
- Categorías y preguntas concretas, con la respuesta adecuada a cada una: sí o no para un recubrimiento, un número para una cota, un porcentaje, una fecha o una alternativa.
- Fotos del elemento revisado, tomadas en el momento.
- Un responsable de llenarlo y una fecha de compromiso, para que el protocolo no dependa de quién se acuerde.
- Las firmas de quienes deben aprobarlo, incluidos externos como la ITO cuando el contrato lo pide.
La pregunta del formato también define la calidad del dato. "¿Recubrimientos conformes?" con un sí o no deja menos espacio a la interpretación que un casillero de comentarios libre, y permite contar después cuántas losas salieron con observaciones.
Firma e historial: el registro que no se retoca
Un protocolo firmado vale por lo que dice y por la certeza de que nadie lo cambió después. Si el registro se puede editar una vez cerrado, la firma pierde sentido: el mandante no tiene cómo saber si lo que lee es lo que firmó la ITO.
La práctica sana es simple. Mientras el protocolo se está llenando, queda como borrador y se puede completar. Una vez cerrado, no se toca; si hay que corregir algo, se duplica, se corrige la copia y el original sigue disponible con su fecha y su autor. Cada registro lleva un número correlativo, quién lo creó y cuándo, de modo que el historial de la obra se lee en orden.
La firma también tiene su secuencia. Un registro que se envía a firmar con plazo (24, 48 o 72 horas) no queda esperando en el escritorio de nadie, y el documento firmado identifica a cada firmante con nombre, RUT, cargo y fecha.
Cómo un hallazgo pasa del protocolo a una observación
El hallazgo es la parte del protocolo que más se pierde. El capataz anota "recubrimiento insuficiente en eje C, corregir", el protocolo se archiva y la corrección queda librada a la memoria de alguien. Para cerrar el círculo, cada hallazgo debería salir del protocolo convertido en un pendiente con dueño:
- Se registra en el mismo protocolo, en el momento de la revisión, con foto.
- Se le asigna un área de la obra y la partida (CCP) a la que corresponde.
- Se nombra un responsable de solución con fecha de compromiso, y esa persona recibe el aviso.
- Se sigue su avance hasta cerrarlo, en el mismo listado donde están los demás pendientes de la obra.
- Se cierra con evidencia, y recién entonces la partida se da por liberada.
Con ese circuito, la escena del viernes cambia. El jefe de obra abre el registro del piso 9 desde el celular, ve las dos observaciones del eje C y su estado. Si están cerradas, hormigona. Si no, sabe a quién llamar.
Errores que vacían los protocolos de calidad
¿Cuál es el más común? Llenar el protocolo después del hecho, cuando la losa ya está hormigonada, solo para completar la carpeta. Ese registro documenta, pero ya no controla nada.
Otro error es tener un formato distinto por obra, o por profesional de calidad. Sin preguntas comunes, no hay forma de comparar obras ni de ver qué partidas concentran observaciones. Y está el protocolo con hallazgos y sin responsable: la observación existe, pero nadie la va a traer de vuelta. Por último, firmas que se juntan al final del mes, todas el mismo día, que restan credibilidad al registro completo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un protocolo de calidad en construcción?
Es un registro, normalmente con formato propio de la constructora, que verifica una partida contra sus requisitos antes de continuar con la siguiente faena. Lleva las respuestas de la revisión, fotos, hallazgos y las firmas de quienes la aprueban.
¿Quién debe firmar un protocolo de calidad?
Firman quienes la constructora y el contrato definan: típicamente quien ejecutó la revisión, el profesional de calidad o el jefe de obra y, cuando corresponde, la ITO. Lo importante es que cada firma quede identificada con nombre, cargo y fecha.
¿Se puede corregir un protocolo ya firmado?
Conviene no editar el original. La práctica recomendada es duplicarlo, corregir la copia y conservar el registro anterior con su fecha y su autor, para que el historial siga completo.
¿Sirven los protocolos de calidad para la postventa?
Sí. Cuando un propietario reporta un problema, el protocolo de la partida muestra cómo se revisó, qué se observó y quién lo aprobó, lo que ayuda a ubicar el origen del caso.
Cómo Sisip Calidad ordena los protocolos de la obra
Sisip Calidad lleva los protocolos de control de calidad en formularios propios: cada registro queda numerado, con fotos, firmas e historial, y lo que no cumple se sigue hasta cerrarlo.
- Sus protocolos actuales, como formularios. Categorías y preguntas de sí o no, número, fecha, alternativas, porcentaje, fotos y archivos, con código, revisión y fecha de revisión.
- Cada formulario se asigna a quien lo llena, con fecha de compromiso, y puede quedar en borrador hasta terminarlo.
- Registros numerados, con quién los creó y cuándo. Un registro cerrado no se edita: se duplica.
- Hallazgos que pasan a observaciones con área, CCP y responsable de solución, que recibe un correo.
- Firma en línea de usuarios internos o externos, como la ITO, con plazo de 24, 48 o 72 horas; el PDF firmado lleva nombre, RUT, cargo y fecha de cada firmante.
- Cada registro sale en PDF y las respuestas de un formulario se exportan a Excel.
- Con Sisip Observaciones, los hallazgos de calidad llegan al mismo listado que los del reporte diario y la reunión de obra, con estado, avance y fecha de compromiso.
Funciona solo, desde el primer protocolo: se cargan los formatos que la constructora ya usa y se empieza a registrar en la obra.
Si en sus obras el protocolo firmado aparece cuando alguien lo busca en una carpeta, conversemos. Agende una demo de Sisip Calidad y revise cómo quedaría el registro de una de sus losas.
