Recepción de facturas electrónicas: qué revisar antes de aceptarlas

Once facturas un lunes en la mañana

Aceptar una factura sin revisarla es pagar a ciegas. Así de simple. Un lunes abres el correo y tienes once facturas nuevas del fin de semana. Una es de la barraca, por $1.290.000. El nombre te suena, el monto parece razonable y la obra está andando. La das por buena junto con las otras diez y sigues con tu día.

Tres semanas después, el maestro de la obra en Maipú te cuenta que de los 40 sacos de yeso llegaron 32. Y que el flete no estaba conversado. ¿Quién revisó esa factura? Nadie. Solo se aceptó.

Recibir facturas electrónicas es fácil. Revisarlas bien es otra pega, y es la que protege tu caja.

Qué estás aceptando cuando aceptas una factura

Una factura electrónica es un DTE (Documento Tributario Electrónico): el documento que tu proveedor emite y que el SII registra a tu nombre. Desde que llega, pasa a formar parte de tus compras. Si la aceptas sin mirarla, le estás diciendo a tu proveedor que todo cuadra. Precio, cantidad, obra y plazo de pago.

El problema es que la revisión suele quedar repartida. La oficina ve el documento, la obra ve el material y nadie junta las dos cosas. Ahí se cuelan los sacos que faltan, los precios que subieron y los cobros que nadie pidió.

La solución pasa por una revisión corta y siempre igual. Siete preguntas, en el mismo orden, para cada factura.

El checklist: siete preguntas antes de aceptar

1. ¿Viene a nombre de tu empresa?

Mira el RUT del receptor y la razón social. Parece obvio, pero si tienes dos sociedades o una empresa relacionada, las facturas se cruzan más de lo que crees. Una factura a nombre de la sociedad equivocada se devuelve al proveedor para que la corrija.

2. ¿Quién la emite?

Revisa que el RUT del emisor sea el del proveedor con el que hiciste el trato. Una misma cadena puede facturar desde distintas sociedades, y un proveedor nuevo que nadie conoce merece una llamada antes que un pago.

3. ¿A qué orden de compra corresponde?

Esta es la pregunta central. Toda factura debería salir de una orden de compra (OC) que alguien aprobó antes. Busca el número de OC en la referencia del documento o pregúntale al proveedor. Si no hay OC, ya tienes tu primera alerta: alguien compró sin dejar registro.

4. ¿Los montos son los que acordaste?

Compara la factura con la OC, línea por línea. Precio unitario, descuentos, neto, IVA y total. Los cambios típicos son pequeños y repetidos:

• el precio del saco subió $300 "porque cambió la lista",
• apareció un flete que no estaba en la orden,
• el descuento por volumen que te ofrecieron por teléfono no se aplicó.

Ninguno parece grave solo. Sumados en un año de compras, sí lo son.

5. ¿Las cantidades calzan con lo que pediste?

Si pediste 40 sacos y te facturan 40, perfecto. Si te facturan 44, falta una explicación. Las diferencias de cantidad son de las más comunes en materiales de obra, porque se pide por teléfono, se ajusta en terreno y se factura desde la bodega del proveedor.

6. ¿Lo recibiste de verdad?

Una cosa es lo pedido y otra lo que llegó. Antes de aceptar, confirma con quien recibió en la obra: la guía de despacho firmada, una foto del material descargado o un mensaje del maestro. Si la factura es de un servicio, pregunta si el trabajo se hizo completo.

Paga lo que llegó.

7. ¿Es para la obra correcta y no la tienes repetida?

Anota a qué obra va cada factura. Si la cargas al proyecto equivocado, el presupuesto de las dos obras queda mal. Y revisa el folio: una factura reenviada por correo puede parecer nueva y terminar pagada dos veces.

Si algo no cuadra

Lo primero es hablar con el proveedor, con la OC y la guía en la mano. Muchas diferencias se arreglan con una nota de crédito, que es el documento con que el proveedor corrige o rebaja una factura ya emitida.

Cuando la diferencia no se resuelve conversando, existe la vía formal. El acuse de recibo y el reclamo son las respuestas que le das a una factura ante el SII, y tienen plazos. Por eso conviene revisar apenas llega la factura: los plazos corren desde que la recibes, y a fin de mes puede ser tarde. Si tienes dudas sobre cómo y cuándo responder, consúltalo con tu contador.

¿Y si la compra era real pero nadie hizo la OC? Hazla igual, aunque sea después. Así esa compra queda en su obra y no aparece de sorpresa al cierre.

Errores que se repiten en la recepción

El más común es aceptar en bloque, como ese lunes con once facturas. Le sigue revisar solo el total y no las líneas. Un total que "se ve bien" puede esconder un precio más alto y una cantidad más baja que se compensan entre sí.

También pasa que la revisión depende de una sola persona. Si ella sale de vacaciones, las facturas se aceptan solas o se acumulan. ¿Tu equipo sabe qué revisar cuando tú no estás? Un checklist escrito y un lugar único donde llegan las facturas resuelven buena parte del problema.

Cómo Sisip Pyme te ayuda a revisar cada factura

Sisip Pyme junta en un mismo lugar las facturas que te llegan y las órdenes de compra que emitiste. Así la revisión deja de depender de buscar correos.

• Conectas tu empresa al SII una vez y las facturas de compra llegan solas, sin descargarlas a mano.
• En la lista ves el estado de cada factura en Sisip y en el SII, una al lado de la otra.
• Asocias cada factura a su OC con un clic. Queda ligada con las cantidades recepcionadas y los montos controlados.
• ¿La compra no tenía orden? La creas desde la misma factura y queda cargada a su obra.
• Con el Plan Plus das el acuse de recibo ante el SII desde Sisip Pyme, sin entrar a otro sitio.
• Le preguntas a Sisi, tu copiloto, qué facturas no tienen orden, y te responde con los datos de tu empresa.

El Plan Básico cuesta $19.990 + IVA al mes, para hasta 5 usuarios, con la conexión al SII, clientes, proveedores, proyectos, OC y Sisi. El Plan Plus, $39.990 + IVA al mes, suma hasta 15 usuarios, emisión de facturas de venta y el acuse de recibo. Tu contabilidad la sigue llevando tu contador, que ahora recibe las facturas ordenadas y revisadas.

La próxima tanda del lunes merece sus siete preguntas, factura por factura. Prueba Sisip Pyme gratis por 30 días. Sin tarjeta.