Señales de que tu pyme constructora ya no puede operar con Excel

Una planilla aguanta una obra

Una planilla aguanta una obra. Tres obras al mismo tiempo la rompen.

Excel te sirvió para partir, y eso tiene mérito. Con una obra, un par de proveedores y tú encima de todo, una planilla bien armada alcanza. El problema aparece cuando la empresa crece más rápido que el archivo: entra otra obra, contratas a alguien en la oficina, los proveedores pasan de cinco a veinte y la planilla empieza a pedir más horas de las que te ahorra.

Estas son ocho señales de que ya llegaste a ese punto. Si te reconoces en tres o más, vale la pena hacer el cambio.

Ocho señales, y qué hacer con cada una

1. Tienes tres versiones del mismo archivo

«Presupuesto_obra_final», «Presupuesto_obra_final_v2» y «Presupuesto_obra_final_ahora_sí». Cada uno con un dato distinto y nadie seguro de cuál vale.

Qué hacer: define un solo lugar donde vive la información y avísale al equipo que ese es el único dato que vale. Si el archivo se manda por correo para que cada uno lo edite, ya tienes el problema.

2. Las facturas viven en cinco lugares

Algunas en tu correo, otras en el de la secretaria, varias en WhatsApp, un par impresas en la camioneta y el resto en el sitio del SII. Cuando el contador pide el detalle del mes, empieza la búsqueda.

Lo que conviene es que las facturas lleguen a un solo lugar, sin que nadie tenga que descargarlas. La conexión directa con el SII resuelve justo eso.

3. Saber cuánto queda en una obra te toma una tarde

Alguien te pregunta: ¿alcanza para la compra de terminaciones? Para responder tienes que juntar las órdenes de compra, revisar qué se facturó, mirar la cartola y sumar a mano. Una tarde entera para un número que necesitabas en dos minutos.

Qué hacer: dale a cada obra su presupuesto y descuenta cada orden de compra (OC) apenas la emites. Así el disponible está calculado antes de que alguien lo pregunte.

4. Solo una persona entiende la planilla

Siempre hay alguien que armó las fórmulas, sabe qué columna no se toca y dónde está la pestaña escondida. ¿Qué pasa el día que esa persona se enferma, se va de vacaciones o renuncia?

La respuesta es incómoda: la empresa se queda a ciegas. Lo que hay que hacer es mover ese conocimiento a un sistema que cualquiera del equipo pueda usar con su propio usuario.

5. Te enteras de la compra cuando llega la factura

El jefe de obra compró, el proveedor despachó y tú lo supiste cuando la factura apareció en el SII. Para ese momento lo único que queda es pagar.

Qué hacer: que ninguna compra salga sin su orden de compra. Si alguna se escapa, crea la OC apenas aparezca la factura, para que el gasto quede en su obra.

6. El proveedor sabe mejor que tú cuánto le debes

Te llama para cobrar y tú no tienes cómo confirmar si el saldo está bien. Pagas para no pelear. Esta señal suele venir acompañada de pagos dobles, facturas que se pagaron sin revisar y notas de crédito que nadie aplicó.

Lo que necesitas es una lista de facturas por pagar que salga sola, con cada factura ligada a su orden y marcada cuando la pagas.

7. El cierre de mes con el contador es una semana de búsqueda

Tu contador pide las facturas de compra, tú le mandas un archivo a medias y empieza el ida y vuelta de correos. Él termina ordenando lo que tú no alcanzaste a ordenar, y eso se nota en el tiempo y en la cuenta.

Qué hacer: ordena en el día a día, factura por factura, para que a fin de mes solo quede entregar.

8. No sabes qué obra te deja plata

Al final del año la empresa ganó algo, o perdió algo, pero no sabes cuál obra puso la plata y cuál se la llevó. Así es difícil cotizar la siguiente con criterio.

La salida es separar todo por proyecto desde la primera compra. Cuando cada orden y cada factura tienen su obra, el resultado de cada una se ve solo.

Por dónde empezar

Empieza por la señal que más te duele, que casi siempre es la segunda o la tercera. Varias de las otras se ordenan solas cuando la información vive en un solo lugar.

Un buen primer paso es elegir la próxima obra que parte y llevarla completa en un sistema: su presupuesto, sus órdenes de compra y sus facturas. Las obras que ya están en curso puedes ir pasándolas a medida que avanzan. En un par de meses, la planilla queda como respaldo y deja de ser el lugar donde se decide.

Cómo Sisip Pyme reemplaza la planilla

Sisip Pyme está hecho para constructoras chicas y contratistas que se cansaron de perseguir archivos. Funciona en línea, desde el navegador del computador o del celular, sin instalar nada.

• Conectas tu empresa al SII una vez y las facturas de compra llegan solas.
• Órdenes de compra por obra, cada una con su proveedor y su estado: borrador, por autorizar, enviada o aplicada. La exportas a PDF y se la mandas al proveedor.
• Cada factura se asocia a su orden con un clic, y si la compra no tenía orden, la creas desde la misma factura.
• Cada proyecto tiene su presupuesto, con el gastado contra el disponible a la vista.
• Hasta 5 usuarios en el Plan Básico ($19.990 + IVA al mes) y hasta 15 en el Plan Plus ($39.990 + IVA al mes), cada uno con su propia cuenta.
• Sisi, tu copiloto, te responde cuánto tienes por pagar o qué compras no tienen factura, y te pregunta antes de crear algo.

Tu contador sigue a cargo de la contabilidad y los impuestos, y recibe la información más limpia a fin de mes. Cuando sumes varias obras y subcontratos, Sisip ERP es el siguiente peldaño.

¿Te reconociste en alguna de las ocho? Empieza con tu próxima compra. Prueba Sisip Pyme gratis por 30 días. Sin tarjeta.