Sisi, tu copiloto: cómo preguntarle a tus números en Sisip Pyme

Son las 6 de la tarde. Tu proveedor de áridos llama por tercera vez en el día. Dice que tiene una factura de $1.480.000 impaga hace tres semanas y quiere saber cuándo le pagas. Tú estás saliendo de la obra, con el casco todavía en la mano, y no tienes idea de qué factura te habla.

Antes, responderle significaba volver a la oficina, abrir el correo, buscar en el SII y revisar la planilla de compras. Media tarde para contestar una pregunta. Con Sisi, el copiloto de Sisip Pyme, esa pregunta se contesta escribiéndola.

Qué es Sisi y dónde vive

Sisi es un asistente que vive dentro de Sisip Pyme y viene incluido en el Plan Básico. Trabaja con lo que ya está en tu cuenta: las facturas de compra que llegan desde el SII, tus órdenes de compra, tus proveedores, tus clientes y tus proyectos.

Por eso le puedes preguntar cosas de tu empresa, con tus palabras, y te responde con tus datos. Sin armar un reporte. Sin exportar nada.

Cuatro preguntas para empezar

No hace falta aprender comandos. Estas son las preguntas que más vas a usar, y cuándo te sirven.

"¿Cuánto tengo por pagar?"

Es la pregunta del viernes, antes de armar los pagos de la semana. Sisi te dice cuántas facturas tienes por pagar y por cuánto. Así sabes con qué número partir antes de abrir el banco. Si el monto te parece más alto de lo que esperabas, ya tienes una pista de que algo se te pasó.

"Compras sin factura"

Aprobaste órdenes de compra y el material ya llegó a la obra, pero algunos proveedores todavía no facturan. Esta pregunta te muestra esas compras. Te sirve para llamar al proveedor antes de fin de mes y para que no te llegue todo junto.

"Facturas sin orden"

La otra cara. Son las facturas que llegaron desde el SII y no tienen una orden de compra detrás. A veces es una compra urgente que alguien hizo por teléfono. A veces es un error del proveedor. En los dos casos, conviene saberlo antes de pagar.

"¿Cómo viene el mes?"

Para el lunes en la mañana o para antes de hablar con tu contador. Le preguntas y te responde con los datos que ya están en Sisip Pyme, sin que tengas que juntar nada.

El ejemplo de las 6 de la tarde, resuelto

Volvamos al proveedor de áridos. Desde el celular, en Sisip Pyme, le escribes a Sisi:

Tú: ¿Cuánto tengo por pagar?

Sisi: Tienes 9 facturas por pagar por $6.215.400. La más antigua es de tu proveedor de áridos, por $1.480.000, y no tiene orden de compra.

Ahí está la explicación. Nadie la pagó porque no estaba amarrada a ninguna compra. Ahora sí recuerdas: fueron los 12 m³ de grava que pidió tu jefe de obra para la casa de Lo Barnechea, por teléfono, un día de apuro.

Le pides a Sisi que cree la orden de compra para ese proveedor y ese proyecto, por ese monto. Antes de hacerlo, Sisi te pregunta si la crea. Miras que todo esté bien y confirmas. Después le pides que asocie la factura a la nueva orden, y otra vez te pregunta antes.

Fíjate en lo que no tuviste que hacer. No abriste el SII, no buscaste el correo del proveedor y no le preguntaste a nadie en la oficina si se acordaba de esa compra. La información ya estaba en Sisip Pyme. Faltaba alguien que la buscara por ti.

Cinco minutos. Le devuelves la llamada al proveedor con una respuesta concreta, y la compra queda registrada en el proyecto que corresponde.

Sisi te pregunta antes de cambiar algo

Sisi puede crear clientes, proveedores y órdenes de compra, y puede asociar una factura a una orden de compra. Cada vez que va a hacer una de esas cosas, te pregunta primero. Tú decides si sigue.

¿Por qué importa tanto? Porque lo que entra a tu sistema después se usa para pagar, para controlar el gasto de cada obra y para lo que le mandas a tu contador. Un proveedor mal creado o una factura asociada a la orden equivocada se arrastra por semanas. Piensa en dos ferreterías con nombres parecidos, o en dos obras que compran el mismo material la misma semana. Basta un error chico para que el gasto de una obra aparezca en la otra. La confirmación te da un momento para revisar lo que pediste antes de que quede guardado.

Sisi te responde con tus datos y te ayuda a tener las compras al día, para que tu contador reciba la información más limpia a fin de mes. Eso sí, conviene tener claros sus límites: no emite facturas, no declara impuestos y no lleva tu contabilidad.

Cómo preguntarle mejor

• Una pregunta a la vez. Si quieres saber lo que tienes por pagar y lo que falta facturar, pregúntalo en dos mensajes.
• Las sugerencias que aparecen en el chat ("Compras sin factura", "¿Cómo viene el mes?") son un buen punto de partida.
• Antes de confirmar una acción, revisa lo que pediste: proveedor, proyecto y monto.
• ¿Una respuesta te sorprendió? Abre la factura o la orden en Sisip Pyme y míralo tú.

Cómo Sisip Pyme aborda esto

Sisi funciona porque detrás hay datos ordenados. Eso es lo que hace Sisip Pyme todos los días:

• Conexión al SII: tus facturas de compra llegan solas, sin descargarlas a mano.
• Cada orden de compra queda con su proyecto, su proveedor y su estado, de borrador a aplicada.
• Asocias cada factura a su orden de compra, y si la compra no tenía orden, la creas desde la misma factura.
• Presupuesto por proyecto, con lo gastado contra lo disponible.
• Sisi, en el Plan Básico, para preguntarle a tus números y pedirle que cree o asocie algo, siempre con tu confirmación.
• Hasta 5 usuarios en el Plan Básico, por $19.990 + IVA al mes.

La próxima vez que un proveedor llame a las 6 de la tarde, la respuesta está a una pregunta de distancia. Prueba Sisip Pyme gratis por 30 días. Sin tarjeta.